Datasheet là gì? Hướng dẫn viết Data-sheet cho sản phẩm công nghệ

Datasheet là gì?

Datasheet (hoặc data-sheet, spec sheet) là loại tài liệu mô tả tổng quan hiệu năng và các thông số kỹ thuật của sản phẩm một cách chi tiết để khách hàng hiểu rõ công năng của sản phẩm trước khi mua.

Thông thường người xem datasheet là những kỹ sư, nhà quản lý kỹ thuật của tổ chức, cũng có thể là sinh viên nghiên cứu.

Datasheet phù hợp với các sản phẩm công nghệ như linh kiện điện tử, máy móc, nguyên vật liệu, subsystem (như hệ thống điện), và đặc biệt là các phần mềm – software.

Hình dưới là mẫu datasheet của sản phẩm phần mềm an ninh mạng mà tôi đã viết:

Mẫu data sheet của phần mềm

Đôi khi, datasheet cũng được sử dụng bởi các kỹ sư thiết kế hiểu được vai trò của từng bộ phận trong một hệ thống lớn hơn.

Một datasheet được coi là tốt khi nó giúp khách hàng đánh giá được tính năng và độ phù hợp sản phẩm với nhu cầu bản thân, hoặc có được những thông tin chi tiết mà họ muốn.

Vai trò của datasheet trong content marketing

Trong tiếp thị nội dung, datasheet và whitepaper đóng vai trò là nội dung then chốt ở đáy phễu marketing. Tương ứng với đó là giai đoạn đưa ra quyết định (decision stage) trong hành trình mua hàng (buyer’s journey). Datasheet giúp khách hàng hiểu được các tính năng, thông số kỹ thuật, ưu điểm của sản phẩm so với các sản phẩm khác trên thị trường. Qua đó, họ có thể đưa ra quyết định xem liệu bản thân có thực sự quan tâm tới sản phẩm không, và có muốn một bản DEMO dùng thử hay không.

>> Tìm hiểu về Hành Trình Mua Hàng trong Content Marketing

Một datasheet được coi là tốt khi nó cung cấp cho khách hàng những thông tin mà họ quan tâm.

Nhưng một datasheet xuất sắc sẽ khiến khách hàng quan tâm tới sản phẩm đúng theo cách mà nhà tiếp thị muốn.

Đó là lí do chính khiến cho datasheet mặc dù là một tài liệu kỹ thuật, nhưng ngày càng được chăm chút tỉ mỉ về phần nội dung, hình ảnh thay vì khô khan như trước đây.

Tuy nhiên, không dễ gì để viết được một datasheet chỉn chu mà vẫn hấp dẫn. Những nhân viên kỹ thuật tuy hiểu chuyên môn nhưng giọng văn khô khan; nhân viên content tuy có thể “phù phép con chữ” nhưng lại không hiểu về kỹ thuật.

Những chỉ dẫn dưới đây sẽ giúp các content marketer hoặc copy-writer viết được một datasheet chỉn chu, hấp dẫn.

Viết datasheet như thế nào?

Do datasheet là một tài liệu kỹ thuật bao gồm các số liệu và chỉ tiêu kỹ thuật của sản phẩm, nên giọng văn cần phải trung thực, mạch lạc, rõ ràng.

Bạn không nên sử dụng lối viết sáng tạo để viết datasheet.

Ngày nay, datasheet đã được chuẩn hóa trong nền công nghiệp máy tính, đến nỗi khiến người đọc luôn kỳ vọng một layout cụ thể, những thông tin cụ thể, được trình bày theo một cách cụ thể trong datasheet.

Việc viết nội dung sai lệch so với định dạng tiêu chuẩn có thể khiến người đọc khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin họ cần. Chính vì vậy, việc đầu tiên là hiểu rõ format của datasheet để viết hiệu quả nhất.

Xác định đối tượng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu (target audience) là yếu tố quan trọng đầu tiên cần nghiên cứu trước khi viết datasheet (hay bất kỳ ấn phẩm content nào khác).

Hãy đặt câu hỏi: “Ai là người sẽ đọc datasheet này?”

Đó là một giám đốc kỹ thuật, hay kỹ sư trưởng dự án? Cũng có thể là một CEO của công ty công nghệ đang đi tìm sản phẩm phù hợp cho công ty của mình.

Xác định đối tượng mục tiêu trước khi viết datasheet

Hãy dựa vào Chân dung Khách hàng tiềm năng (buyer persona) để đưa ra phong cách trình bày phù hợp.

Nếu đối tượng độc giả của bạn thông thạo kỹ thuật, họ sẽ không muốn nghe những câu từ quảng cáo quá lố về lợi ích của sản phẩm. Họ hiểu về công nghệ, và chỉ muốn tìm một tính năng cụ thể.

Nếu đối tượng của bạn ít hiểu về kỹ thuật, bạn sẽ cần giải thích cho họ hiểu mối liên hệ giữa tính năng sản phẩm với lợi ích nó mang lại.

Khám phá: Chân dung khách hàng (Buyer Persona) trong Content Marketing quan trọng thế nào?

Lập dàn ý và viết

Sau khi đã xác định được Cá tính của đối tượng đọc data-sheet, bước tiếp theo là lập dàn ý cho nội dung mà bạn muốn trình bày.

Giống như bất kỳ một loại content nào khác, dàn ý giúp bạn viết nhanh hơn, logic hơn và đạt hiệu quả cao hơn.

Dưới đây là dàn ý của một datasheet tiêu chuẩn:

  1. Mô tả chung – Rất nhiều người bị đắm chìm vào các chi tiết của sản phẩm họ làm ra, mà không mảy may nhận ra rằng khách hàng thậm chí còn chẳng biết sản phẩm của họ là gì. Vì thế, việc cần làm đầu tiên là viết một phần mô tả súc tích, chỉ ra được tính năng và lợi ích của sản phẩm trong hoàn cảnh cụ thể. Nếu bạn có nhiều sản phẩm, hãy đảm bảo người đọc có thể phân biệt được các sản phẩm đó qua phần mô tả chung.
  2. Yếu tố hình ảnh – Một hình ảnh, screen shot, hay một sơ đồ mô tả các thành phần của sản phẩm hoặc cách mà sản phẩm giải quyết một vấn đề đặc thù nào đó trong hệ sinh thái mà nó phục vụ chắc chắn phải được đưa lên trang đầu tiên.
  3. Lợi ích nổi bật – Một lời khẳng định về những lợi ích nổi bật nhất mà sản phẩm mang lại. Lý tưởng nhất là ba (3) gạch đầu dòng tương ứng với ba lợi ích chính. Nếu người đọc am hiểu kỹ thuật, hãy liệt kê ba tính năng và đi kèm theo đó là lợi ích tương ứng.
  4. Tính năng, lợi ích hoặc/và thông số kỹ thuật – Đây là “linh hồn” của một datasheet, bạn cần liệt kê tất cả các tính năng và lợi ích của phần mềm. Nếu sản phẩm là phần cứng máy tính hay thiết bị điện tử, thì cần thêm các thông số kỹ thuật nữa. Mặt khác, khách hàng sẽ luôn so sánh sản phẩm của bạn với đối thủ cạnh tranh, nên việc làm nổi bật các lợi thế cạnh tranh sẽ giúp sản phẩm của bạn ghi điểm trong mắt khách hàng.
  5. Khả năng tương thích – Danh sách những phần mềm, phần cứng, thiết bị, loại kết nối tương thích với sản phẩm của bạn. VD: phần mềm có thể chạy trên Windows hay Mac, v.v.
  6. Thông tin liên hệ – Luôn đặt box thông tin ở cuối datasheet để khách hàng liên hệ khi họ có nhu cầu hoặc muốn tìm hiểu thêm. Đừng quên thông tin về bản quyền sản phẩm và bản quyền thương hiệu.

Sau khi bạn đã quyết định sẽ viết những gì, bước tiếp theo là viết, viết và viết. Đừng dừng lại cho tới khi bạn viết xong toàn bộ nội dung.

Thiết kế layout

Khi hoàn thành nội dung datasheet, cũng là lúc bạn cần làm việc với designer để thiết kế bố cục.

Thông thường, datasheet được trình bày trong tối đa hai mặt giấy A4, với thông tin ở cả mặt trước và mặt sau. Mặt trước chứa mô tả, lợi ích chính, và một ảnh thực tế của sản phẩm (hoặc sơ đồ cách hoạt động). Mặt sau có thông tin chi tiết về tính năng và thông số kỹ thuật, khả năng tương thích, và thông tin liên hệ.

Dưới đây là phân tích bố cục data-sheet của sản phẩm đã đề cập ở đầu bài viết:

Phân tích bố cục datasheet của sản phẩm phần mềm

Nếu bạn có nhiều sản phẩm khác nhau, hãy đảm bảo rằng cách bố trí nội dung của datasheet cho các sản phẩm đó đều tương tự nhau. Việc này giúp tạo sự thống nhất cho dòng sản phẩm và cho thương hiệu trong mắt khách hàng.

Protip: đừng quên chèn các nội dung nhận diện thương hiệu (logo, màu sắc) để tạo hiệu ứng tích cực cho brand nhé!

Quy trình 8 bước viết datasheet

Dưới đây là quy trình chuẩn các bạn marketer có thể áp dụng để viết datasheet cho sản phẩm công nghệ:

  1. Xác định đối tượng mục tiêu

    Viết cho ai đọc? Dân kỹ thuật hay dân kinh doanh?

  2. Tổng hợp thông tin về sản phẩm

    Thông tin về tính năng từ team product, kỹ sư thiết kế; thông tin về lợi ích sản phẩm từ giai đoạn beta, khách hàng dùng thử, v.v.

  3. Chọn ra ba (03) lợi ích nổi bật nhất

    Sản phẩm có thể có nhiều lợi ích, nhưng quá nhiều đồng nghĩa với không gì cả.

  4. Thiết kế ảnh/sơ đồ minh họa

    Ảnh, sơ đồ, ảnh chụp màn hình,… nên đặt ở trang đầu.

  5. Bắt đầu viết

    Viết, viết và viết, không ngừng cho tới khi xong bản nháp đầu tiên.

  6. Kiểm tra lại

    Xác minh tính chính xác của thông tin với đội ngũ kỹ thuật. Sửa nếu cần thiết.

  7. Cung cấp nội dung cho designer

    Designer sẽ giúp bạn thiết kế layout hợp lý để làm nổi bật nội dung quan trọng.

  8. Review và hoàn thiện

    Luôn review các bản thiết kế nháp mà designer gửi cho bạn. Hãy đảm bảo phần bố cục, hình ảnh, và màu sắc thể hiện chính xác nội dung bạn muốn khách hàng hiểu. Cũng đừng quên thiết kế đồng bộ với thương hiệu công ty.

Bonus content: Một số mẹo giúp bạn thiết kế datasheet hiệu quả hơn

Mặc dù bất kỳ một thành viên nào trong team kỹ thuật cũng có khả năng viết một datasheet. Nhưng một datasheet lý tưởng nhất sẽ là thành quả của sự kết hợp giữa một chuyên gia content và một designer gạo cội.

Dưới đây là một vài mẹo design giúp datasheet của bạn trông khoa học và chuyên nghiệp hơn:

  • Sử dụng bullets (mũi tên liệt kê) bất cứ khi nào liệt kê tính năng hay lợi ích của sản phẩm;
  • Liệt kê theo cấu trúc nhất quán: nếu dòng đầu tiên bắt đầu với một động từ, tất cả các dòng sau đều phải như vậy;
  • Viết ngắn gọn nhất có thể – hãy nhớ rằng đây là một bản tóm tắt; trong trường hợp cần phải trình bày dài, hãy viết whitepaper;
  • Dùng font có chân (serif) trong phần body, việc này giúp người đọc đỡ mỏi mắt khi đọc những mảng có nhiều chữ.

Protip: bạn có thể sử dụng font chữ nhỏ (8-10px) trong data-sheet để truyền tải được nhiều nội dung hơn. Đừng quên chia layout thành 2 phần để tăng diện tích content lên mức tối đa!

Chúc các bạn thiết kế thành công datasheet cho sản phẩm!

Leave a reply:

Your email address will not be published.

Site Footer